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Politique de rétention des données

Onyx M3 Inc.
Dernière mise à jour : 16 juin 2025

Chez Onyx M3 Inc., nous nous engageons à protéger les renseignements personnels de nos utilisateurs conformément à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels au Québec. Cette politique décrit nos pratiques de conservation, de destruction et d’anonymisation des données.

1. Objectif

Cette politique vise à assurer que les renseignements personnels sont conservés uniquement pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

2. Durée de conservation

• Les renseignements personnels sont conservés pour la durée minimale requise pour accomplir les objectifs de collecte.

• Lorsqu’une décision affecte une personne, les données utilisées sont conservées pendant au moins un (1) an après cette décision.

3. Fin de conservation

Une fois la durée de conservation atteinte ou les fins réalisées, les données sont :

• Détruites de manière sécuritaire, ou

• Anonymisées de façon irréversible, afin qu’elles ne puissent plus identifier une personne.

4. Traitement par des tiers

Lorsque nous utilisons des services de fournisseurs ou de partenaires (ex. plateformes d’hébergement, outils d’apprentissage), des ententes écrites sont en place pour :

• Limiter la conservation aux durées prévues ;

• Exiger l’anonymisation ou la destruction ;

• Garantir la sécurité des renseignements personnels.

5. Responsabilité

Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP), chargé de veiller au respect de cette politique. Il supervise :

• Les délais de conservation selon le type de données ;

• Les méthodes de destruction ou d’anonymisation ;

• La formation du personnel impliqué.

6. Droit des personnes

Conformément à la Loi 25, toute personne peut :

• Demander l’accès à ses renseignements ;

• Demander la rectification ou la suppression de données ;

• Être informée de la durée de conservation applicable.

7. Révision de la politique

Cette politique est révisée périodiquement afin d’assurer sa conformité légale et son efficacité.

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📩 Responsable de la protection des renseignements personnels
Frédérik Lavoie
Courriel : info@onyxm3.com
Téléphone : 418-410-3592

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🔒 Onyx M3 Inc. prend la protection de vos données très au sérieux. Cette politique est mise en œuvre avec rigueur pour garantir la transparence, la conformité et le respect de vos droits.

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📄 Data Retention Policy

Onyx M3 Inc.
Last updated: June 16, 2025

At Onyx M3 Inc., we are committed to protecting our users' personal information in accordance with Québec's Law 25 on the protection of personal information. This policy outlines our practices for the retention, destruction, and anonymization of data.

1. Purpose

This policy ensures that personal information is retained only for the time necessary to fulfill the purposes for which it was collected.

2. Retention Period

• Personal data is retained for the minimum period required to fulfill its intended purpose.

• If a decision is made about an individual using their data, we retain that data for at least one (1) year following the decision.

3. End of Retention

When the retention period ends or the purpose is fulfilled, data is either:

• Securely destroyed, or

• Irreversibly anonymized, making it no longer identifiable.

4. Third-Party Service Providers

When using third-party services (e.g., hosting platforms, learning tools), we establish written agreements that:

• Limit data retention to the authorized period;

• Require destruction or anonymization;

• Ensure data security measures are in place.

5. Accountability

We have appointed a Data Protection Officer (DPO) responsible for implementing this policy. The DPO oversees:

• Defined retention periods by data type;

• Secure data destruction or anonymization methods;

• Training for staff handling personal data.

6. Individual Rights

In accordance with Law 25, individuals have the right to:

• Request access to their data;

• Request correction or deletion of their data;

• Be informed of applicable retention periods.

7. Policy Review

This policy is reviewed periodically to ensure compliance with applicable laws and best practices.

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📩 Data Protection Officer
Frédérik Lavoie
Email: info@onyxm3.com
Phone: 418-410-3592

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🔒 Onyx M3 Inc. takes your privacy seriously. This policy is enforced with care to ensure transparency, legal compliance, and respect for your rights.